Logiciels pour les cabinets de courtage hypothécaire résidentiel
Le logiciel de montage de dossiers gère la demande. Il ne gère pas les six semaines qui suivent, où l’on court après les conditions par texto et où des dossiers meurent parce que personne n’a remarqué qu’un document n’est jamais arrivé. C’est dans cet écart que les cabinets perdent des dossiers qu’ils avaient déjà gagnés.
Capital et crédit. Un dossier s’ouvre, les documents sont recueillis, un tiers décide, l’argent circule, et chaque étape doit pouvoir être vérifiée. Cette machine, nous l’avons fait tourner en production.
Sous-créneaux couverts : Créneaux alt-A et prêt privé, Deuxièmes hypothèques et refinancements, Programmes pour travailleurs autonomes et propriétaires d’entreprise, Programmes pour nouveaux arrivants au Canada, Prêts hypothécaires de construction à déboursés progressifs, Équipes de renouvellement et de transfert.
Vous avez probablement ce problème si :
Les conditions sont suivies dans les notes personnelles de chaque courtier.
Un client s’est fait demander deux fois le même document.
Vous ne voyez pas quels dossiers sont à quelques jours de leur date limite de financement.
Les apporteurs d’affaires appellent pour avoir des nouvelles, parce que rien ne leur est transmis.
Un dossier est tombé et personne ne peut dire quelle condition n’a jamais été remplie.
Ce qui brise sur le plan opérationnel :
Les conditions sont suivies dans la tête du courtier ou dans une note personnelle, alors le suivi dépend entièrement de qui a le dossier.
On demande deux fois le même document aux clients, et c’est la raison la plus courante pour laquelle un client cesse de faire confiance au processus.
Personne ne peut voir, à l’échelle du bureau, quels dossiers sont à quelques jours d’une échéance de financement.
Les apporteurs d’affaires n’ont aucune visibilité et appellent sans arrêt pour avoir des nouvelles.
Ce que nous bâtissons :
Suivi des conditions. Chaque condition du prêteur devient un élément suivi, avec un responsable et une date d’échéance, visible par tout le bureau plutôt que courtier par courtier.
Portail de documents pour les clients. Un seul lien de téléversement par dossier, avec une liste de contrôle en temps réel et des rappels de plus en plus insistants, en français ou en anglais.
Tableau des échéances. Les dates de financement et de clôture présentées dans une vue commune à tout le bureau, pour que le dossier à risque saute aux yeux avant d’être en retard.
Nouvelles aux apporteurs d’affaires. Un statut envoyé automatiquement au courtier immobilier ou à l’apporteur d’affaires aux étapes qui comptent pour lui, ce qui élimine les appels pour avoir des nouvelles.
Est-ce que ça remplace notre plateforme de montage de dossiers?
Non, et ce ne devrait pas être le but. La plateforme de montage gère la demande et l’envoi au prêteur. Ce qui vous manque, c’est tout ce qui se passe entre l’engagement et la clôture, et cette couche fonctionne mieux à côté de la plateforme qu’à l’intérieur.
Comment éviter d’agacer les clients avec des rappels automatisés?
En rendant le rappel précis et limité dans le temps. Un message qui nomme les deux documents encore manquants, envoyé selon un calendrier qui s’arrête dès que le dossier est complet, se lit comme un service. Un rappel générique chaque semaine se lit comme du pourriel, et toute la différence tient au contenu.
Est-ce que ça peut fonctionner en deux langues?
Ça devrait, si vous faites affaire au Québec. Les documents destinés aux clients, le texte du portail et les messages automatisés ont tous besoin d’une version française, et les clients voient tout de suite quand le français a été traité comme une traduction de dernière minute.
Et la conformité et la conservation des dossiers?
Chaque communication avec le client et chaque document téléversé devraient être consignés au dossier avec un horodatage, ce qui est à la fois un atout pour la conformité et ce qui règle les litiges sur qui a demandé quoi.
Dernière révision le 22 août 2026